Betriebliche Feste und Feiern heben die Stimmung im Unternehmen, ermöglichen ein lockeres Zusammenkommen und stärken die Verbundenheit zwischen Unternehmensleitung und Beschäftigten einerseits sowie andererseits auch unter den Beschäftigten selbst. Steuerlich gilt: Als Arbeitgeber können Sie alle Kosten der Betriebsveranstaltung als Betriebsausgaben absetzen und sogar etwaig anfallende Lohnsteuer für ihre Beschäftigten übernehmen. Allerdings müssen Sie dabei aufpassen, dass Sie die Sozialversicherungsfreiheit nicht aufs Spiel setzen.
Bei einer betrieblichen Veranstaltung sind die Zuwendungen durch den Arbeitgeber bis 110 € pro Mitarbeiter steuerfrei. Wichtig: Dieser Freibetrag ist vom Gesetzgeber auf zwei Veranstaltungen im Jahr begrenzt worden. Wird häufiger im Jahr gefeiert, muss der daraus erwachsende Vorteil versteuert werden. Ihre Angestellten sind dabei aber nicht in der Pflicht und müssen in ihrer Steuererklärung nichts angeben. Versteuern müssen nur Sie als Arbeitgeber.
Sie sollten beachten, dass die Steuerfreiheit für zwei Veranstaltungen pro Jahr nur dann beansprucht werden kann, wenn die Feier allen Angehörigen des Betriebs (oder eines Betriebsteils bei größeren Firmen) offensteht, es also keine hierarchische Begrenzung gibt. Zudem müssen Sie als Arbeitgeber aufzeichnen, wer tatsächlich an der Betriebsveranstaltung teilgenommen hat, um die Kosten korrekt auf die Teilnehmenden aufteilen zu können. Bringen Beschäftigte Begleitpersonen mit, werden die kompletten Ausgaben für die Begleitung dem betriebszugehörigen Mitarbeiter zugerechnet. Achtung: Der Freibetrag von 110 € ist in der Praxis schnell überschritten.
Den Teilnehmenden einer Betriebsveranstaltung werden nicht nur ihre direkt zurechenbaren Kosten wie zum Beispiel Speisen, Getränke oder Tombola-Gewinne zugerechnet. Der Gesetzgeber verlangt auch, dass alle Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers für die Feier, also auch nicht direkt zurechenbare Ausgaben, auf die Mitarbeitenden umgelegt werden. So fließen in den Steuerfreibetrag zum Beispiel auch die Raummiete sowie Kosten für gebuchte Künstler, externe Eventmanager, Trinkgelder oder sogar anwesende Sanitäter anteilig ein.
Ausgenommen sind immerhin Strom- und Wasserkosten auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers sowie die Kosten für internes Personal, das für die Feier abgestellt wird. Wird das Fest auf dem Betriebsgelände ausgerichtet, fließen die Reisekosten ebenfalls nicht in den Steuerfreibetrag ein. Dies betrifft beispielsweise Mitarbeitende, die an einem anderen Standort tätig sind und für das Fest zur Firmenzentrale reisen. Sie können als Arbeitgeber diese Reisekosten aber steuerfrei erstatten.
Abschließend ein Beispiel: Fallen bei einer Betriebsveranstaltung Kosten je Mitarbeiter von 135 € an, müssen von Ihrer Lohnbuchhaltung 25 € als geldwerter Vorteil versteuert werden (135 € minus 110 € Freibetrag). Sie können als Arbeitgeber wählen, ob Sie diesen Mehrbetrag individuell zuzüglich Sozialabgaben oder pauschal mit 25 % sozialabgabenfrei versteuern. Letzteres ist für Beschäftigte regelmäßig vorteilhafter. Des Weiteren können Sie als Arbeitgeber die Lohnsteuer für die Beschäftigten übernehmen, sodass das Fest dann ein echtes Geschenk von Ihnen als Firmenleitung an Ihre Angestellten ist.
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